freelance: Sistematiza tu Negocio

 Un sistema es el corazón de un negocio y desarrollarlo requiere un esfuerzo creativo y de análisis que toma su tiempo pero que puede ser la clave de tu éxito.

Trabajar y crecer como freelance puede ser un poco más complicado que hacerlo por cuenta ajena. Hay temporadas en las que siempre andas ocupado, trabajando un sinfín de horas, renunciando a fines de semana o a unas cañas con los amigos. Y a pesar de tanta dedicación, te das cuenta de que te quedan cosas por hacer. Acabas con una tarea pero nacen otras cuatro. Así es la vida del emprendedor autónomo. Ante tanto ajetreo, a veces es difícil parar y evaluar el ritmo de crecimiento de tu negocio pero es necesario hacerlo para no perder el rumbo y ver las cosas con perspectiva.

Si quieres que tu negocio crezca te conviene sistematizar tareas y procesos. Te ayudará a distinguir entre lo menos importante y lo esencial del negocio; identificarás las tareas que puedes delegar en un tercero; y sacarás más tiempo para centrarte en lo verdaderamente importante de la empresa. Bueno, y si te apetece, también podrás pasar más tiempo con los tuyos.

La revista norteamericana Freelance Switch nos da una serie de pautas para empezar a trabajar en la sistematización de procesos:

1. Ten visión de futuro

Piensa a largo plazo e intenta visualizar dónde quieres que esté tu negocio a seis meses, un año o tres. Nada se mueve hacia adelante hasta que se tiene muy claro hacia dónde se va. ¿Dónde estás hoy y dónde quieres estar el año que viene? Si necesitas programarlo en un calendario, hazlo.

Pongamos un ejemplo. Si tu negocio consiste en dar servicios de consultoría, te puedes proponer atraer nuevos clientes e incluso aspirar a algunos grandes con los que trabajar con mayores presupuestos. Si lo consigues es posible que puedas montar una pequeña agencia y que des el salto de un trabajo individual y autónomo a dar trabajo a otros. ¿Por qué no?

2. Identifica la fruta madura

Si quieres sistematizar tu empresa tienes que identificar la fruta madura, es decir, las tareas que se repiten una y otra vez y que consumen un valioso tiempo de tu día. Uno puede pensar que cada día es diferente y único pero lo cierto es que hay muchas tareas que repetimos constantemente. Párate y mira lo que hiciste ayer, antes de ayer, la semana pasada y apunta las repeticiones. Sistematizar esos procesos es importante para crecer.

Te damos algunos ejemplos que se repiten en casi todos los negocios:

–  La preparación y envío de facturas de clientes.

–  La teneduría de libros y la organización de sus archivos.

–  La preparación y envío de boletines por correo electrónico.

–  La preparación de propuestas de proyectos…

Si eres un desarrollador web te sonarán estas tareas:

–  Las pruebas de página web a través del navegador.

–  La validación del código.

–  Preparar una prueba del sitio para que la revise el cliente.

–  La presentación de informes…

Si diseñas, fotografías o ilustras:

–  La limpieza de las capas utilizadas en Photoshop.

–  La preparación de los trabajos finales para la entrega.

–  El envío de copias.

Y si eres escritor o blogger:

–  La corrección de pruebas.

–  El formato y la programación de los artículos para WordPress.

–  La investigación y documentación antes de ponerse a escribir.

–  La publicación de los artículos en redes sociales…

Lo importante es hacer la lista de tareas que se pueden sistematizar, ya que una vez documentadas te permitirán delegar trabajo en otra persona mientras tú te centras en las cosas más importantes para tu empresa.

3. Documenta los procesos

Después de identificar las tareas que se pueden sistematizar, es el momento de documentar los procedimientos paso a paso. Y aquí hay que ser minuciosos porque estos procesos son la columna vertebral de tu negocio. Ten en cuenta que nada es demasiado obvio. Son como el manual de instrucciones de la empresa, básico para que los empleados de la compañía, si los tienes, sepan cómo moverse en ella.

También facilita el proceso de contratación y capacitación de los nuevos empleados que sabrán perfectamente lo que tienen que hacer en cada puesto, cosa que evita frustraciones en sus expectativas laborales, por lo que tendrás menos rotación de empleados.

Es bueno empezar por ofrecer una visión general del proceso para dar contexto y mostrar cuál debe ser el resultado. Después hay que explicar todos los pasos con mucho detalle. Mira este ejemplo sobre la forma de configurar y poner en marcha un nuevo podcast.

4. Explica los procesos visualmente, con imágenes y vídeos

Es importante que la explicación del proceso sea atractiva y se deben evitar tochos de texto que cuesta digerir. Es recomendable incluir capturas de pantalla o vídeos que expliquen con claridad todos los pasos. Sobre todo si trabajas en remoto o a distancia y no tienes cerca al compañero para explicárselo.

Hay un sitio web americano, SweetProcess, que te ayuda a hacer atractivas las explicaciones de los procesos. Si usas Mac y tienes que grabar un video corto, está muy bien Screenr, y para grabaciones más largas funciona ScreenFlow. Si eres de Windows Camtasia está bien.

5. Delega tareas

Cuando ya tienes los procesos bien descritos, es más fácil delegar con éxito. Ahora tendrás más tiempo para centrarte en lo importante, pero no debes olvidar monitorear la eficiencia, obtener información valiosa y mejorar. Es decir, supervisa continuamente los sistemas y procesos, ajusta y mejora para hacerlos más eficientes.

Te damos varias claves para ello:

1. Monitorea la eficiencia, sobre todo al principio.

¿Qué está haciendo mal tu equipo? Detéctalo y pule esos procesos. Tienes que aclarar esas zonas oscuras y resolver los malentendidos más comunes.

2. Anima a tu equipo para que sugiera mejoras en los procesos.

Los empleados que ejecutan los procesos son los que más saben sobre ellos y los que pueden detectar lo que no funciona. Es muy bueno para la empresa darles la oportunidad de opinar o animarles para que encuentren una forma mejor de hacer las tareas.

3. Busca sin cesar nuevas tecnologías y técnicas que simplifiquen los procesos.

En el mundo virtual, las cosas se mueven rápido y continuamente nacen nuevas herramientas que facilitan muchas tareas. En el transcurso de un año, es posible encontrar una nueva herramienta o técnica que puede acortar procesos y hacer que tu negocio sea más eficiente.

6. Tu negocio está sistematizado. ¿Y ahora qué?

Ahora tienes más tiempo para:

1. Concentrarte en la transición de un trabajo independiente e individual a formar una pequeña empresa.

2. Mejorar tus servicios y productos y crear otros nuevos.

3. Atraer a mejores clientes y de mayor tamaño.

4. Disfrutar más del tiempo libre y recuperar el equilibrio trabajo/vida

Con todas estas ventajas, ¿a qué esperas para sistematizar tu negocio freelance?